Quitter l’hôpital pour se lancer en libéral peut donner l’impression d’entrer dans une jungle administrative. Entre la comptabilité, les différentes caisses, le choix d’un régime fiscal infirmier libéral et la mise en place d’un registre des recettes, beaucoup d’IDEL ont peur de “mal faire”. Dans les faits, il s’agit surtout de mettre en place quelques habitudes simples dès le début.

Avec un compte bancaire dédié, un livre de recettes clair et un cadre fiscal choisi en connaissance de cause, vos obligations comptables restent gérables, même si vous n’aimez pas les chiffres.

L’objectif de cet article est de vous donner un fil conducteur pour vos premiers mois d’activité.

Démarches administratives à l’installation de l’infirmier libéral

Les démarches d’installation en IDEL créent le cadre de votre future comptabilité. Elles permettent d’obtenir votre SIRET, d’être reconnu par la CPAM comme professionnel conventionné et de déclarer vos futurs bénéfices non commerciaux.

En pratique, il faut déclarer le début d’activité sur le site de l’URSSAF, qui transmettra ensuite vos informations à la CARPIMKO et aux impôts. Cette immatriculation conditionne le calcul de vos cotisations sociales et les premières dates clés de votre comptabilité. L’inscription à l’Ordre infirmier et la mise à jour auprès de la CPAM complètent le socle administratif.

Sur le terrain, je vois souvent des débuts d’activité retardés parce que ces formalités sont faites en plusieurs fois. Mieux vaut tout regrouper en quelques jours, en vous appuyant si besoin sur les fiches pratiques de Service-public.fr.

5 premières démarches à réaliser

• Déclarer le début d’activité auprès de l’URSSAF.
• Vérifier l’affiliation à la CARPIMKO.
• Informer la CPAM de votre secteur pour la convention.
• Choisir votre régime fiscal (micro‑BNC ou régime réel).
• Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle.

Ces démarches donnent déjà des informations qui serviront plus tard pour la déclaration BNC, comme la date de début d’activité et la nature de vos honoraires infirmiers.

Mettre en place un compte bancaire professionnel pour son activité

Séparer finances personnelles et professionnelles change la vie au quotidien. Un compte bancaire professionnel dédié permet de suivre clairement vos encaissements de soins et vos dépenses liées au cabinet infirmier.

Sur ce compte, doivent transiter les principaux flux de votre activité :

• encaissements liés à la facturation des soins, virements CPAM et mutuelles, paiements des patients,
• règlements des charges déductibles, comme le loyer du cabinet, le carburant utilisé pour les tournées, le matériel,
• prélèvements de cotisations sociales URSSAF et CARPIMKO,
• honoraires de l’expert-comptable si vous choisissez une externalisation comptable.

Côté pratique, je conseille de programmer quelques virements réguliers vers votre compte personnel, comme un “salaire”, pour éviter de piocher directement dans le compte pro sans visibilité.

Pour choisir la banque, regardez les frais mensuels, le coût des cartes, la facilité d’accès aux relevés en ligne et la compatibilité éventuelle avec votre futur logiciel de comptabilité infirmière.

Dans cette réflexion autour des outils à connecter à votre compte bancaire dédié, il peut être utile de consulter des ressources spécialisées sur la comptabilité de l’infirmier libéral. Par exemple, Jungloo a créé un logiciel comptable dédié aux IDEL, ce qui permet d’illustrer très concrètement la manière dont un suivi automatisé des encaissements et des dépenses peut s’articuler avec votre registre des recettes, vos déclarations BNC et la préparation des différentes échéances fiscales.

Tenir un registre des recettes et conserver ses justificatifs

Le registre des recettes, ou livre de recettes, est la base de votre organisation comptable. Il recense tous les encaissements de votre activité libérale, même ceux en espèces ou par chèque.

Pour un journal des recettes lisible, il est recommandé d’y faire figurer :

• la date de l’encaissement,
• le nom du patient ou une référence anonymisée,
• la nature de l’acte ou de la prestation,
• le montant encaissé,
• le mode de règlement,
• la référence de la facture ou de la télétransmission.

Dit simplement, tout ce qui apparaît sur le relevé bancaire du compte pro doit se retrouver dans ce livre de recettes. La facturation des soins via un logiciel et la télétransmission aident beaucoup, car elles créent une traçabilité automatique des honoraires infirmiers.

Les justificatifs sont les preuves de vos opérations. Il s’agit des factures fournisseurs, des relevés bancaires, des avis de cotisations sociales, des quittances d’assurance, des contrats. Il est prudent de les conserver au moins 10 ans en version papier ou numérique, en cas de contrôle ou pour un besoin de reconstitution de votre comptabilité infirmière libérale.

De mon expérience, les difficultés arrivent surtout quand les justificatifs ne sont pas classés au fur et à mesure. Un simple dossier par année avec sous-dossiers “banque”, “URSSAF”, “carburant”, “loyer” suffit déjà à sécuriser beaucoup de choses.

Choisir son régime fiscal d’infirmier libéral et préparer la déclaration BNC

Le choix du régime fiscal de l’infirmier libéral influence vos obligations comptables, vos déclarations et le niveau de détail attendu.

Deux grands régimes existent pour les BNC :

• le micro‑BNC, avec un abattement forfaitaire sur vos recettes et une comptabilité simplifiée,
• le régime réel, avec une déclaration 2035 où l’on détaille recettes et charges déductibles, qui est ensuite reportée sur la 2042 C PRO.

Avec le micro‑BNC, il suffit en général de tenir un registre des recettes complet et de déclarer le total annuel. Aucune charge n’est détaillée, tout est couvert par l’abattement. Avec le régime réel, chaque dépense professionnelle devient potentiellement déductible si elle est justifiée et correctement affectée.

Pour un IDEL qui confie sa compta à un expert, les principaux documents à fournir au comptable sont :

• le livre de recettes,
• les relevés du compte bancaire dédié,
• les factures de dépenses,
• les attestations de cotisations sociales,
• les contrats d’assurance et de location.

La structure des comptes utilisée par les cabinets d’expertise s’inspire du Plan comptable général (PCG), mais l’infirmier libéral n’a pas besoin d’en maîtriser les numéros. Ce qui compte, c’est de garder toutes les pièces et de décrire clairement la nature de chaque dépense.

Outils de facturation, logiciel de comptabilité et externalisation

Un logiciel de comptabilité infirmière ou un outil combinant facturation des soins, télétransmission et suivi comptable devient vite un allié précieux. Il permet de générer les feuilles de soins électroniques, d’exploiter les retours SNIR et de rapprocher les encaissements avec les actes réalisés.

En pratique, ces solutions aident à :

• télétransmettre vos feuilles de soins de manière sécurisée,
• suivre vos impayés et les rejets de mutuelles,
• éditer des statistiques d’activité utiles pour la gestion du cabinet infirmier,
• exporter des fichiers pour votre expert-comptable.

L’externalisation comptable auprès d’un cabinet spécialisé IDEL peut soulager une bonne partie de la charge mentale. Un expert optimise vos charges déductibles, vérifie le respect des échéances fiscales, prépare la déclaration BNC et vous alerte en cas d’anomalie.

Pour mieux comprendre ce que fait le comptable, beaucoup d’infirmiers suivent une formation comptabilité infirmière libérale de quelques heures. Cela suffit largement pour maîtriser le vocabulaire de base et dialoguer avec les différents interlocuteurs.

Déclarations sociales, échéances fiscales et autres obligations de l’IDEL

Viennent ensuite les échéances régulières à intégrer dans votre planning. Les déclarations URSSAF rythment votre année avec des appels de cotisations sociales, souvent trimestriels, puis une régularisation en fonction de votre revenu réel.

Chaque année, il faut aussi transmettre la déclaration BNC, via le micro‑BNC ou la 2035, puis vérifier son report sur la 2042 C PRO. S’ajoute la CFE, à payer généralement en fin d’année, et, dans certains cas, une DAS2 si vous versez des honoraires importants à des tiers.

Côté régime TVA infirmier, la majorité des soins est exonérée. Des exceptions existent pour des activités annexes, par exemple de formation ou de prestations esthétiques, qui peuvent relever de la TVA. En cas de doute, un échange avec votre SIE ou un expert-comptable permet de clarifier la situation.

L’assurance responsabilité civile professionnelle reste un pilier de votre installation cabinet infirmier. Elle protège en cas de mise en cause de votre responsabilité lors des soins. Pour les infirmiers qui ponctuellement travaillent comme salariés en parallèle du libéral, une fiche de paie infirmière remplaçante illustre bien la différence de statut, puisque dans ce cadre la structure gère cotisations et déclarations.

Check-list d’installation comptable pour l’infirmier libéral

Pour sécuriser vos premiers mois, vous pouvez vous appuyer sur cette check-list simple :

• ouvrir un compte bancaire professionnel dédié lié uniquement à votre activité,
• tenir un registre des recettes complet dès le premier encaissement,
• choisir votre régime fiscal, micro‑BNC ou réel BNC, en fonction de vos charges,
• souscrire votre assurance responsabilité civile professionnelle avant les premiers soins,
• organiser la conservation de tous les justificatifs et documents utiles au comptable,
• choisir un logiciel ou une solution de suivi comptable adaptée à votre pratique.

Vous pouvez tout à fait créer une petite check-list PDF à imprimer, à cocher au fur et à mesure des démarches. L’essentiel est de transformer ces obligations comptables en routine, au même titre que la préparation de votre tournée.

Avec quelques repères et éventuellement un accompagnement professionnel, la comptabilité infirmière libérale devient un outil de pilotage, pas une source d’angoisse.

FAQ sur les premières obligations comptables de l’infirmier libéral

Faut-il obligatoirement un compte bancaire professionnel pour exercer en libéral

La loi impose surtout d’avoir un compte séparé pour l’activité, mais pas forcément un “compte pro” au sens commercial. En pratique, un compte bancaire dédié simplifie tellement la comptabilité et le contrôle de vos flux que la plupart des experts et des banques le recommandent vivement.

Que risque un infirmier libéral en cas d’absence de registre des recettes

Sans livre de recettes fiable, il devient difficile de justifier vos encaissements en cas de contrôle fiscal. L’administration peut alors reconstituer votre chiffre d’affaires à sa manière, appliquer des redressements et des pénalités. Un registre simple, tenu régulièrement, évite ces situations.

Comment choisir entre micro‑BNC et régime réel pour un IDEL débutant

Pour trancher, il faut comparer le montant de l’abattement micro‑BNC avec vos charges déductibles réelles. Si vos frais sont faibles, le micro‑BNC peut être suffisant. Si vous avez beaucoup de dépenses, véhicule, loyer, matériel, l’accompagnement par un expert et le régime réel sont souvent plus intéressants.